Design Sprint: Von der Idee zur Umsetzung eines Projektes in nur fünf Tagen

Konferenzen, Meetings, Brainstorming – bis ein konkretes Problem mal wirklich angegangen, Ideen entwickelt und zur Tat geschritten wird, kann auch im Fundraising viel Zeit vergehen. Langsame Prozesse und eine unvorteilhafte Gruppendynamik können Gründe dafür sein, dass gute soziale Ideen niemals das Tageslicht erblicken und ernsthafte soziale Probleme nicht gelöst werden. Sieht man als Organisation den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr, kann eine wichtige Methode der Projektentwicklung für Klarheit und schnelle Ergebnisse sorgen: Beim Design Sprint entstehen innerhalb von nur 5 Tagen greifbare Tatsachen. Wie das funktioniert und warum gerade FundraiserInnen zu dieser Methode greifen sollten, erklärt dieser Artikel.

Schritt für Schritt durch die Arbeitswoche: So funktioniert Design Sprint

Beim Design Sprint ist eines essentiell: Das große Ganze im Auge zu behalten und sich nicht in Details zu verstricken. Deshalb ist der gesamte Prozess genau vorstrukturiert.

Der Design Sprint beginnt idealerweise an einem Montag und gliedert sich in feste Phasen, die stufenweise aufeinander aufbauen und an aufeinanderfolgenden Tagen stattfinden. Die typische Woche sieht so aus:

  • Montag: Understand & Map
  • Dienstag: Diverge & Sketch
  • Mittwoch: Decide
  • Donnerstag: Prototype
  • Freitag: Validate

Hinter diesen Anglizismen befinden sich klar umrissene Arbeitsschritte, die auf Team- und Individualebene bis zum Ende des jeweiligen Arbeitstages abgeschlossen sein müssen. Am Montag wird das die Problemstellung erfasst, genau beschrieben und alle relevanten Erfahrungen und Informationen gesammelt und ausgetauscht (Understand & Map).

Am Dienstag feilen die Mitarbeiter individuell in Einzelarbeit (Diverge) an Lösungsideen und konkreten Vorschlägen (Sketch). Jede Idee kann so zu Ende gedacht werden, ohne gegenseitige Beeinflussung oder Beschränkung der Kreativität.
Mit etwas Abstand wird am Mittwoch wieder in der großen Runde diskutiert: Welche Idee ist vielversprechend, wie und warum sollten wir genau diese umsetzen? Das vorherige festlegen klarer Gesprächsregeln und Entscheidungsstrategien verhindert dabei das Entstehen endloser Debatten ohne greifbaren Ausgang (Decide).

Am Donnerstag geht es an die konkrete Umsetzung: In Kleingruppen werden 1-3 Prototypen der Idee entworfen und tatsächlich angefertigt. Hierbei handelt es sich nicht nur um physische Produkte, möglich sind auch erste Versionen von Webseiten, Apps, Software oder Designkonzepten. Dabei muss jeglicher Perfektionismus zunächst hintenangestellt werden. Es geht in erster Linie um die Umsetzung einer Fassade des fertigen Produkts (Prototype), welches maximal einige grundlegende Funktionen zum Ausprobieren beinhaltet.

Am Freitag werden diese Prototypen dann ausführlich getestet. Dabei lohnt es sich auch Kräfte aus der Community zu mobilisieren: Mit ca. 5 UnterstützerInnen werden die Ideen oder Produkte auf Herz und Nieren geprüft (Validate). Die TesterInnen kontrollieren die Anwendung aus Laiensicht und geben in Einzelgesprächen detailliertes Feedback zu Vor- und Nachteilen der umgesetzten Idee. Dabei ist es hilfreich, wenn Gedanken bei der Anwendung fortlaufend verbalisier ausgedrückt werden und der gesamte Prozess ausführlich dokumentiert wird. Bei der anschließenden Analyse wird nach Mustern geforscht: Was funktioniert, was kommt beim Großteil der VerbraucherInnen gut an und was fällt negativ auf? Diese Informationen werden anschließend genutzt um konkrete Verbesserungsvorschläge zu formulieren, auf deren Grundlage in den nächsten Tagen die konkrete Umsetzung des Projektes erfolgt. Natürlich nimmt dies wesentlich mehr Zeit und Ressourcen in Anspruch als die Entwicklung des Prototyps. Der kreative Prozess ist dann aber bereits weitestgehend abgeschlossen und die Weichen für weitere Problemlösungen gestellt.

Warum empfehlen sich Design Sprints besonders im Fundraising?

Oftmals müssen soziale Organisationen agil und flexibel Lösungen für neue Entwicklungen in der Branche finden oder schnell auf Krisensituationen reagieren. Auf welcher Ebene dies geschieht, ist zunächst unwichtig: Es kann sich um eine Neuausrichtung von Marketing-Strategien auf globaler Ebene handeln oder die Planung eines Umwelt-Aktionstages im Nachbardorf – die Methode des Design Sprints ist skalierbar und dynamisch und deshalb für Fundraiser-Teams verschiedenster Größen adaptierbar. Auch echte Schwergewichte im sozialen Sektor, wie das Notstand-Programm der UN setzen mittlerweile auf die Methode, um erfolgreiche Digitalisierungsstrategien zu entwickeln.

Dank Design Sprint konnte das UN World Food Programme Spendenprozesse erleichtern und transparenter gestalten, so dass Hilfsgüter schneller zur Verfügung gestellt werden können

Im Rahmen der „Share the Meal“-Initiative wurde via Design Sprint eine eigene App prototypisch entwickelt und direkt auf den Markt gebracht. Mit dieser Anwendung können UserInnen einfach und unkompliziert Mahlzeiten teilen und spenden und somit schnell und effizient bei Notständen und Krisen helfen. Parallel zur steigenden Popularität des Programms wurden Probleme in den Software- und Spendenabläufen mit Hilfe der Community identifiziert und in monatlich stattfindenden Design Sprints behoben.
Dieses Beispiel zeigt das Potential, welches Design Sprints für Nonprofit-Organisationen bieten. Gute Ideen stammen oft von motivierten und kreativen Einzelpersonen, wie sie im Spendensektor häufig zu finden sind. In Gruppenmethoden wie dem klassischen Brainstorming gehen gewagte oder ungewöhnliche Einfälle aber häufig unter. Obendrein macht es das Fehlen von konkreten Deadlines oft schwer, konzentriert und zielstrebig an einer Lösung zu arbeiten.

Design Sprints vereinen Zeitdruck, Teamgeist, Individualismus und Feedbackschleifen miteinander und ermöglichen so oft Durchbrüche, wo vorher nur Ideenlosigkeit und verfahrene Denkmuster das Vorgehen beherrschten. Gerade kleine Fundraising-Teams mit limitiertem Personal und Ressourcen können von diesen „Power-Wochen“ profitieren und große Sprünge nach vorne wagen – den Abschluss der Sprint-Woche gebührlich zu feiern und durchzuatmen hat übrigens Tradition.

Mehr zum Thema Projektmanagement in unserem ersten Teil zum Thema “Design Thinking